DyGGlobal® Soluciones y Aplicaciones Web

Que es la digitalización de documentos?

Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, agregando índices de búsqueda y recuperación que permitan localizar y manipular rápida y fácilmente estos nuevos documentos, las cuales son almacenadas en una Computadora personal. Una vez almacenadas en su PC o en discos tipo CD-R, los cuales son imborrables y altamente confiables para el manejo de información.

Porque digitalizar mis documentos?

Las instituciones de gobierno, así como los negocios modernos, están siendo afectados con mas documentos de los que no son posibles procesar con eficiencia, por ejemplo: faxes, catálogos, correos electrónicos, facturas, informes, manuales, ordenes de compra, pedidos, pedimentos, etc., que son generados día con día. El manejo de este gran número de documentos, se ha convertido en uno de los mayores desafíos que se presentan diariamente en una institución.

Cada organización genera grandes volúmenes de documentos en papel y electrónicos, mas el primero tiene grandes desventajas ya que almacenarlos ocupa espacios significativos y costos demasiado elevados. Además la perdida de tiempo en localizarlos y la frustración al no poder encontrarlos rápidamente.

Por tal motivo, DygGlobal, se ha dado a la tarea de proporcionar soluciones confiables a nuestros clientes, tomando en cuenta que hoy en día es necesario realizar los procesamientos de información de una forma rápida y precisa.

El tener documentos en papel presenta los siguientes problemas:

Elaboración de índices, gastos de almacenaje, Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización, Manipulación, Archivamiento, Trafico Innecesario, Perdida de tiempo en la búsqueda de documentos, Retraso en firmas y autorizaciones, Elevados costos, Extravió de documentos, Exceso en fotocopias, Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados, Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo, Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología, Seguimiento y control de documentos.

Cuales son las aplicaciones típicas en las que se utiliza?

Prácticamente cualquier proceso que involucre documentos de papel, pero las aplicaciones más comunes son: CONTABILIDAD (digitalización de todas las pólizas, facturas, comprobantes, cuentas por pagar y por cobrar). FACTURACION (Facturas, Notas de Crédito, Expedientes de clientes), ALMACENES (Entradas y salidas de almacén con registro de firmas y sellos). PERSONAL (Control de expedientes con todos los documentos involucrados como Actas, Estudios, Cursos, Curriculums, Títulos). JURIDICO (Control de documentación legal, firmas, pagares, contratos). COMPRAS (Cotizaciones, facturas, devoluciones, comprobantes) y mucho más.

Software de Digitalización · Que Ofrecemos?

Publicado en: 2005-05-01 (4040 Lecturas)

[ Volver Atrás ]